Электронный путевой лист с 2024 года: что это и как оформить

Постепенный переход на электронные документы в перевозках начался с 1 сентября 2022 года, в настоящее время процесс успешно продолжается. С тех пор вступили в силу несколько пакетов изменений требований Минтранса к путевым листам. Разбираемся вместе с экспертами, каким должен быть ЭПЛ, что ожидает перевозчиков в 2024 году, добровольный это переход или обязательный, а в финале даем пошаговый план внедрения ЭПД.

Содержание
Что такое электронный путевой лист
Какие правила действуют с марта 2024 года
Кто работает с электронным путевым листом
Что изменилось в оформлении электронного путевого листа
Зачем переходят на электронные перевозочные документы
Обязательно ли переходить на ЭПД в 2024 году
Как перейти на ЭПД и работать с путевыми листами
Общая схема обработки ЭПЛ
Итоги

То, что вы читаете сейчас про путевой лист, — один из серии материалов, где мы разбираемся с темой электронных перевозочных документов. В блоге вас также ждут статьи:
— Главное про ГИС ЭПД в 2024 году.
— Что нужно знать про электронную транспортную накладную (ЭТрН) с 2024 года.

Что такое ЭПЛ

ЭПЛ = электронный путевой лист. В нем указывают данные об обстоятельствах рейса, мед.контроле, тех. контроле и вносят показания одометров до / после рейса.

Какие правила по ЭПЛ действуют с марта 2024 года

Электронная и бумажная версия равнозначны

Приказ ФНС № ЕД-7-26/116 от 17.02.23 утвердил последний вариант электронной путевки. Документ по значимости аналогичен обычной бумажной путевке и имеет такое же назначение. 

В настоящее время для перевозки пассажиров или грузов на служебном или арендованном транспортном средстве можно использовать любой формат путевого листа, так как они взаимозаменяемы.

Кто работает с электронным путевым листом

Первичный транспортный документ формируется владельцем или арендодателем. К нему имеют доступ следующие лица:

ВОДИТЕЛЬ, которому доверено управление транспортным средством для предъявления ГИБДД и грузополучателю. Для демонстрации электронной путевки понадобится смартфон или планшет.

ГРУЗОПОЛУЧАТЕЛЬ через оператора электронного документооборота получает xml-файл, в котором он ставит свои отметки. После приемки груза электронная путевка подписывается и возвращается грузоотправителю.

Что изменилось в оформлении электронного путевого листа?

Состав сведений

Порядок оформления ЭПЛ

— Документ может оформляться на один рейс, если его длительность превышает продолжительность смены водителя, либо на несколько рейсов, если их несколько в течение рабочего дня.

— Оформлять документ в электронном виде не допускается, если ТС используют несколько водителей поочередно и оформляется несколько путевых листов. 

— При формировании электронного путевого листа допускается вносить изменения в указанные сведения.

Максимально подробно про порядок заполнения ЭПЛ рассказывает Платформа ЭПД. 

Зачем нужен переход на ЭПЛ

Внедрение цифровых технологий — тренд современности. Отставание в этом направлении для компаний означают потерю конкурентных преимуществ и снижение экономических показателей. Система электронных перевозочных документов наравне с онлайн-кассами и маркировкой товара уверенно входит в реалии российского бизнеса. 

Проставление отметок в ЭПЛ проходит на 30% быстрее, чем обработка бумаг. 

Бизнес связан с перевозкой грузов?
Дадим пошаговый алгоритм перехода на ЭПД.

Оставьте заявку и получите консультацию эксперта.

Заказать звонок

Я согласен с правилами обработки персональных данных

Ваша заявка принята

Наши консультанты перезвонят вам
в течение 20 минут

Обязательно ли переходить на ЭПД с ЭПЛ в 2024 году

Переход на электронный документооборот при оформлении путевок происходит в добровольном порядке* по инициативе руководства предприятия . 

Бумажные документы не утратили свою силу, поэтому пользоваться ими можно, как и прежде. Допускается комбинированный документооборот: наравне с ЭПЛ оформлять бланки путевок. 

Точных сроков* повсеместного подключения к ЭПД пока нет.
* это актуально на момент написания статьи — февраль 2024 года.

А вот для участников оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции с 1 июня 2024 года переход на электронные путевки станет обязательным.

Как перейти на ЭПД и работать с путевыми листами

1. Выбрать оператора электронного документооборота с подходящим функционалом. Заключить с ним договор и оплатить услуги. Важно: Оператор должен быть входить в реестр ИС ЭПД при Минтрансе. 

2. Получить на всех сотрудников, участвующих в процессе, ЭЦП. Электронная подпись должна быть у ответственного за оформление ЭПЛ, водителя, медика, механика. Подходит как усиленная квалифицированная, так и усиленная неквалифицированная электронная подпись.

3. Зарегистрировать в ЭДО водителей и транспортные средства.

4. Установить приложение ЭДО на смартфоны / планшеты.

5. Обучить всех причастных к оформлению ЭПЛ работать в новых условиях.

Далее задача сотрудников создавать электронные путевки при совершении каждой перевозки, подписывать документы КЭП участниками процесса, а задача руководства — контролировать оформление ЭПЛ и взаимодействие с грузополучателем.

Общая схема обработки ЭПЛ

Предприятиям, которые решили перейти на электронные путевые листы, стоит иметь представление, как работает этот способ документооборота. 
Принципиальная схема обработки ЭПЛ выглядит следующим образом:
Перевозчик формирует путевку в электронном виде и заполняет форму.
↓
Медицинский работник делает отметку о прохождении предрейсового медосмотра водителя.
↓
Механик предприятия осуществляет предрейсовый осмотр и заполняет соответствующие поля.
↓
Ответственный сотрудник подписывает документ и отправляет через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.
↓
Система проверяет корректность заполнения бланка и присваивает документу уникальный номер, который сообщается перевозчику.
↓
После рейса снимаются показания одометра. Отметка о прохождении медосмотра ставится при перевозке опасного груза либо при пассажирских перевозках.
↓
Перевозчик закрывает ЭПЛ и направляет его в ГИС ЭПД.

Итоги

Переход на электронные путевые листы на старте может вызвать некоторые сложности. Однако если начать с «пилотных» рейсов, то процесс можно внедрить безболезненно для предприятия. Руководители транспортных компаний, которые смотрят в будущее, видят большие возможности в переходе на ЭПЛ и не боятся временных трудностей.

PORT представляет Платформу ЭПД. Сервис входит в реестр операторов информационной системы ЭПД, является доверенным Оператором электронного документооборота ФНС. Обращайтесь, займемся интеграцией и запуском.

В статье использованы материалы Платформы ЭПД и изображение от storyset на Freepik.